数字化转型EMC易倍五步法与成功案例
企业ERP(企业资源计划)系统是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统,通过信息系统对信息进行充分整理、有效传递,使企业的资源在购、存、产、销、人、财、物等各个方面能够EMC易倍得到合理地配置与利用,从而实现企业经营效率的提高。
华为提到的数字化转型,更多的针对的就是ERP的数字化转型,下图显示了一张典型的MSS(信息管理系统)应用架构图,其中ERP是核心,涉及人、财、物等的管理。
笔者今年开始从事MSS的相关工作,一方面惊诧于ERP业务的复杂性,另一方面也对于ERP数字化转型充满期待,因为场景实在是太多了,这些场景一旦转型成功,就可以极大提升公司的运营效率。
但ERP数字化转型从来不是一蹴而就,有同事从实践的角度总结了数字化转型需要经历的过程,我听了备受启发,将其总结为五个阶段,分别是线下,线上,在线,自动和智能,公司里很多ERP业务的数字化过程就是这么演进过来的,今天就结合财务管理中的费用报销这个业务来聊一聊。
大家一定都有差旅费报销的经历,我记得以前公司报销是打印一张报销单,写上必要的出差信息,比如出差事项、出差天数,贴上发票等凭据,然后找领导签个字,最后由部门文书或自己交到公司财务部相关人员,财务人员审核报销单合规性和票据的合法性,比如报销金额是否符合标准等,最后提交给出纳打款。
可以看到EMC易倍,全部报销流程基本都是线下操作,效率之低可想而知,自己以前还在公司分部,每次为了报销都要赶到总部去,很耗精力,财务人员审核单据工作量也巨大,因为需要人工逐个进行信息审核,耗时也很长,每年年底报销单子会像纸片一样飞向财务部,财务和出纳人员的压力可想而知。
信息化的春风吹过来了,然后公司报销流程也逐步线上化了,其至少带来了三个好处:
第二,线上流程统一了标准,可以防止线下操作过于随意导致的风险,比如原来省公司和地市公司的报销流程不一致,现在全省可以统一一套,管理成本降低了。
第三,线上化后留存了规范化的数据和文档,使得数据分析、审计和归档变得更加容易,这使得报销流程的效能分析成为可能。
第一,流程间没有彻底打通,报销端到端流程涉及三个子流程,分别是报销申请流程,财务审核流程,资金付款流程成功案例,虽然这三个子流程都实现了线上化,但相互间并未打通接口,线上线下交织在一起降低了整体效率,比如报销申请流程领导审批完后,员工还需要拿着审批过的纸质单子到财务会计那里进行说明,财务会计审核完单据后,还需要线下提交给出纳打钱。
第二,流程的某个环节还需要线下支撑,比如财务审核流程中还不支持线上电子发票凭据。
在线跟线上的内涵不太一样,线上是从局部的时空看问题,每个应用都可以声称自己在线上了,但如果应用之间没有打通,这些没打通的点就是线下,在线是从企业全局的时空看问题,以端到端流程在线为核心。在线是信息化的高级阶段,也是数字化的EMC易倍起点,其主要解决两个核心问题:
第一,流程间的贯通,即将报销申请流程,财务审核流程,资金付款流程三个流程打通,用以提升端到端的效率,同时具备了全流程端到端数据分析的能力,这是数字化最为核心的工作之一。
第二,适应移动化的趋势,将报销所有的流程迁移到手机终端上,报销流程由于随时随地可以被处理而获得效率上的进一步提升。
现实中很多流程是无法打通的EMC易倍,因为组织的割裂和机制的原因,现在有了一种折中的解决办法,即通过数字员工来打通,可惜数字员工只能解决应用层面的衔接问题,但无法解决数据的融通问题,这限制了流程进一步优化的可能。
虽然流程贯通了,但每个流程每个环节的处理效率还存在提升的空间,这就是AI技术发挥作用的地方:
第一,在报销申请流程中,有个环节需要员工填写发票等信息,以前只能靠人工录入,现在通过RPA,NLP,OCR等AI技术的灵活组合,就可以实现发EMC易倍票等原始凭证信息智能识别和自动填写。
第二,在报销申请流程中,通过关联出差申请流程信息、政策信息可以对填报的报销金额等合规性进行自动稽核。
第三,在财务审核流程中,通过获取并解析报账单据影像、附件等信息与报账结构化信息在提交和审批环节智能推送稽核结果,提示不合规、不一致信息,可以实现检查自动化、审批智能化。
很多流程备受诟病不是流程不合理,而是流程某个环节的信息录入太过繁琐,如果解决了信息录入问题,那么费用报销的数字化水平可以说算达到了2.0阶段。
虽然流程的每个环节都认为达到了最优,但局部最优并不意味着全局最优,那么,如何才能达到全局最优呢,那只能靠融通后的数据分析才能发现全局的问题并持续改进,这就是智能化要做的事情,比如通过流程分析发现资金付款工单总是积压,那么流程需要能自动预警并给出优化的建议,这个过程如果还需要人工介入那就是半智能,如果全部自动调优,那就是数字化最理想的状态了EMC易倍。
最后,同一个企业各个领域的数字化水平大多也是参差不齐的,某个领域也许已经达到了自动化阶段,但另一个领域可能还处于线下阶段,比如某些互联网公司营销领域可能已经达到了智能阶段,但在ERP领域可能还处于线下阶段,这是由企业的特点和优先级决定的,但对于制造业来讲,ERP数字化水平太低估计就难以忍受了。
我对于数字化转型的认知也是渐进的,但入局后,发现还是能逐步清晰起来,高大上的方法论固然重要,但还是需要从身边的所谓“小事”做起,报销看似很小,但真的数字化了,带来的不仅仅是效率的提升,更是几千人天工作量的节省,而这种数字化转型的场景在ERP领域很多。